Tutorial Interactivo

Ordenar y Filtrar Datos en Excel

Aprende a organizar datos de ventas de bicicletas usando las funciones de clasificación y filtrado de Excel para preparar tu análisis

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Conoce tus datos

~2 minutos

Antes de ordenar o filtrar, es importante entender la estructura del conjunto de datos. Nuestro archivo Bike_Sales contiene datos de ventas de bicicletas con 18 columnas de información.

Bike_Sales_Sort_Lab.csv
Date Month Year Customer_Age Customer_Gender Country State Product Profit Revenue
2-September-2015 September 2015 29 M Canada British Columbia Hitch Rack - 4-Bike 74 119
22-January-2014 January 2014 29 M Canada British Columbia Hitch Rack - 4-Bike 74 119
7-August-2015 August 2015 38 M Germany Saarland Hitch Rack - 4-Bike 53 98

¿Qué hacer?

  1. Abre el archivo Bike_Sales_Sort_Lab_4_1_2.csv en Excel
  2. Observa que los datos tienen una fila de encabezado (fila 1)
  3. Identifica las columnas de la A a la R (18 columnas en total)
  4. Nota que los datos contienen información de países como: Canada, Australia, Germany, France, United States, United Kingdom
Tip: Siempre revisa la estructura de tus datos antes de ordenar o filtrar. Esto te ayudará a identificar problemas potenciales como datos faltantes o inconsistentes.
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Seleccionar todos los datos

~1 minuto

Para ordenar correctamente todas las columnas juntas, primero necesitamos seleccionar todos los datos. Si solo seleccionamos una columna, los demás datos no se moverán junto con ella, causando desalineación.

¿Qué hacer?

  1. Haz clic en cualquier celda dentro de tus datos
  2. Usa el atajo de teclado Ctrl + A para seleccionar todos los datos
  3. Verifica que todas las filas y columnas estén seleccionadas (aparecerán resaltadas)
Tip: En Mac, usa ⌘ + A en lugar de Ctrl + A
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Ordenar por País y Mes

~3 minutos

Ahora realizaremos una clasificación de varios niveles: primero por país (orden alfabético) y luego por mes (orden cronológico). Esto nos permitirá ver los datos organizados por región geográfica y tiempo.

¿Qué hacer?

  1. Con los datos seleccionados, ve a Datos → Ordenar
  2. Marca la casilla "Mis datos tienen encabezados" si no está seleccionada automáticamente
  3. En "Ordenar por", selecciona la columna Country
  4. En "Orden", selecciona A a Z (ascendente)
  5. Haz clic en "Agregar nivel"
  6. En "Luego por", selecciona la columna Month
  7. En "Orden", selecciona "Lista personalizada..."
  8. Elige la lista: Enero, Febrero, Marzo... (nombres completos de meses)
  9. Haz clic en Aceptar
¡Importante! No uses orden alfabético para los meses, ya que "April" (Abril) aparecería primero en lugar de "January" (Enero). Usa siempre la lista personalizada para meses.
Tip: Después de ordenar, verifica que las primeras filas muestren "Australia" con meses en orden cronológico (empezando por febrero si hay datos de ese mes).
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Convertir datos a formato de tabla

~2 minutos

Convertir los datos a formato de tabla facilita el filtrado y agrega automáticamente las flechas desplegables en cada columna. También permite nombrar la tabla para referencias futuras.

¿Qué hacer?

  1. Selecciona todos los datos con Ctrl + A
  2. Ve a la pestaña Inicio
  3. Haz clic en "Dar formato como tabla"
  4. Selecciona un estilo de tabla (puedes elegir uno simple)
  5. Confirma que el rango de datos sea correcto y que "Mi tabla tiene encabezados" esté marcado
  6. Haz clic en Aceptar
  7. En la pestaña Diseño de tabla, cambia el nombre de la tabla a BikeSales
¡Recuerda! Los nombres de las tablas no pueden contener espacios. Usa "BikeSales" en lugar de "Bike Sales".
Tip: Después de convertir a tabla, notarás flechas desplegables en la fila de encabezado. Estas son los controles de filtro que usaremos en los siguientes pasos.
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Identificar anomalías con el filtro

~2 minutos

Usemos el filtro de la columna Country para revisar qué valores contiene y detectar posibles problemas en los datos.

¿Qué hacer?

  1. Haz clic en la flecha desplegable del encabezado Country
  2. Observa la lista de valores únicos que aparece
  3. Identifica las siguientes anomalías potenciales:
    • • Espacios en blanco (valores vacíos)
    • • "United States" y posibles variantes
    • • "Saarland" (que es un estado de Alemania, no un país)
  4. Cierra el menú de filtro haciendo clic en Cancelar por ahora
Anomalías detectadas en Country
Valor encontrado Problema Acción requerida
(en blanco) Datos faltantes Eliminar filas
United States / US Posible duplicidad de nomenclatura Estandarizar nombre
Saarland Es un estado, no un país Corregir a Germany
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Eliminar filas en blanco

~2 minutos

Las filas con valores en blanco en la columna Country pueden causar problemas en nuestro análisis. Vamos a filtrarlas y eliminarlas.

¿Qué hacer?

  1. Haz clic en la flecha desplegable del encabezado Country
  2. Haz clic en "Seleccionar todo" para deseleccionar todos los valores
  3. Marca solo la opción "(Espacios en blanco)" o "(Blanks)"
  4. Haz clic en Aceptar
  5. Ahora solo verás las filas con valores vacíos en Country
  6. Selecciona todas las filas filtradas (haz clic en el número de la primera fila, luego Shift + clic en la última)
  7. Haz clic derecho y selecciona "Eliminar fila"
  8. Regresa al filtro y selecciona "Seleccionar todo" para ver todos los datos de nuevo
Tip: Después de eliminar las filas, asegúrate de quitar el filtro para ver todos los datos restantes. El número de filas debería haber disminuido.
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Estandarizar "United States"

~3 minutos

Si hay variantes del nombre "United States" (como "US" o "USA"), debemos estandarizarlas. Hay dos métodos: Autorrellenado para pocas filas, o Buscar y Reemplazar para muchas.

Método 1: Autorrellenado (pocas filas)

  1. Filtra por el valor incorrecto (ejemplo: "US")
  2. En la primera celda filtrada de Country, escribe "United States"
  3. Posiciona el cursor en la esquina inferior derecha de la celda hasta que aparezca un signo +
  4. Arrastra hacia abajo hasta la última fila filtrada
  5. Todas las celdas cambiarán al valor correcto

Método 2: Buscar y Reemplazar (muchas filas)

  1. Ve a Inicio → Buscar y seleccionar → Reemplazar (o usa Ctrl + H)
  2. En "Buscar:", escribe el valor incorrecto (ejemplo: "US")
  3. En "Reemplazar con:", escribe "United States"
  4. Haz clic en "Reemplazar todos"
  5. Excel te mostrará cuántos reemplazos se realizaron
Tip: Después de reemplazar, verifica con el filtro que ahora solo existe una versión de "United States" en la columna Country.
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Corregir el problema de Saarland

~3 minutos

Saarland es un estado de Alemania, no un país. Al filtrar por Saarland, podemos ver que los datos de toda la fila se desplazaron una columna. Este es un error común cuando se importan archivos CSV con delimitadores faltantes.

Datos desalineados de Saarland
... Country State Product_Category ...
... Saarland Accessories Bike Racks ...
⬇ Debería ser ⬇
... Germany Saarland Accessories ...

¿Qué hacer?

  1. Filtra la columna Country por "Saarland"
  2. Para cada fila afectada:
    • • Selecciona las celdas desde Country hasta el final de la fila (datos desplazados)
    • • Corta las celdas (Ctrl + X)
    • • Selecciona la celda de la columna State (una columna a la derecha)
    • • Pega las celdas (Ctrl + V)
    • • En la celda Country (ahora vacía), escribe "Germany"
  3. Quita el filtro para verificar que los datos quedaron correctos
  4. Guarda el archivo con los cambios realizados
Tip: Si hay muchas filas con este problema, considera usar Insertar columna antes de Country, mover los datos, y luego eliminar la columna extra.